Еще в феврале этого года Правительством Р. Ф. утверждено положение о ведении и сроках хранения пакетов документов на недвижимость — реестровых дел: к ним относятся открытые до 1 января 2017 года кадастровые дела и дела правоустанавливающих документов на бумажных носителях. Они должны быть переведены в форму электронных образов, согласно федеральному закону № 120. Другими словами, все хранящиеся в архивах Росреестра и Федеральной кадастровой палаты бумажные заявления и документы подлежат переводу в электронный вид.

Масштабную работу в рамках выполнения госзадания по оцифровке реестровых дел специалисты региональной Кадастровой палаты начали в указанные сроки — с 1 апреля этого года. При этом продолжили работу по сканированию кадастровых дел, которую учреждение ведет с 2015 года. К нынешнему сентябрю из 1 295 106 млн бумажных дел электронный вид уже приобрели 1 086 351 млн, что составляет порядка 84% от общего количества документов. При этом их сканирование проводится на специально организованных рабочих местах в двухсменном режиме, в процессе задействовано более четверти сотрудников учреждения.

«Документы, которые входят в состав реестрового дела, отражают историю объекта недвижимости, сведения о его образовании, прекращении существования, а также об изменении основных характеристик, — поясняет директор Кадастровой палаты по Новгородской области Елена Милягина. — Это очень важная информация, поэтому перевод архивов в электронный вид позволяет навести порядок, систематизировать хранимые сведения, установить взаимосвязи документов. А в конечном итоге — обеспечить максимально оперативный доступ заявителей к данным. Понятно, что поиск в бумажных архивах — на практике процесс более трудоемкий и не столь быстрый, как требуют реалии времени».

К тому же электронный архив помогает ускорить сроки выполнения самих учетно-регистрационных процедур и оказания услуг по предоставлению сведений из Единого госреестра недвижимости (ЕГРН). Оцифровка документации также открывает для заявителей более широкие возможности для получения госуслуг ведомства по экстерриториальному принципу — независимо от региона расположения объекта недвижимого имущества.

«Выполнение работ по сканированию учетных и правоустанавливающих документов производится в целях более качественного наполнения ЕГРН актуальными и точными сведениями. Кроме того, создание цифровой базы реестровых дел способствует росту динамики в межведомственном взаимодействии при предоставлении госуслуг в сфере недвижимости, — отмечает заместитель директора-главный технолог Кадастровой палаты по Новгородской области Светлана Ханыгина. — Преимущества электронного архива состоят и в том, что устраняется риск утраты или порчи документов, поскольку резервное копирование надежно защищает их электронные образы. При этом происходит значительная экономия не только бумаги, но и архивных площадей, что очень существенно».

Всего в этом году сотрудники региональной Кадастровой палаты запланировали отсканировать свыше 63 тыс. реестровых дел, из них осталось перевести до конца декабря в электронный вид менее 29 тыс. документов. Полная оцифровка архивов, согласно намеченной стратегии ведомства, должна завершиться в 2025 году.